莊曉芸說：“你分析得很對，但怎麼做才能分化管理好這些職能呢。”
王自力說：“你們拿意見，我的專業方向還在採購和商務談判方面。就算安排管後勤，也只能兼管或協管，不能為主。”
向波說：“那可以增設一個行政人事文員的崗位。平日裡協助我們進行文印和檔案管理工作，還可以兼任王總的文字秘書，同時在王自力出外勤時協管後勤，這樣就都能應付下來了。”
莊曉芸說：“這個辦法好。不過增加一個人不是小事，誰去說呢。”
向波說：“既然大家認為有道理就一起去，我來提。”
莊曉芸笑著說：“你的意思是，行政你一肩挑咯。”
向波心想，上萬人的企業我多配兩人都能挑，何況王爺公司呢。嘴上卻說：“可以試試。”
三人來找王強的時候，他正在複核立項報告的一些內容，他怕那批複的時候要面對資料上的質詢。他見三人一同前來，知道他們商量出了合適的方案，於是招呼他們到沙發那邊坐下。
按事先說好的，向波開口了。他半開玩笑半認真地說：“王總，我們覺得你缺了個秘書。”
王強先是一愣，好半天才回應道：“秘書，我的嗎？我沒想過這事，什麼理由？”
向波回答說：“您之前把秘書相關的職責都分散到不同的人身上了，所以沒有覺察到。”莊曉芸和向波在一旁頻頻點頭。
王強仍是一頭霧水。“哪些職責，你說說看。”
向波說：“秘書的職責有很多，包括文書訂制、行程安排、事務助理等等，您不記得我就是機要秘書專業的嗎。據我瞭解，之前您這塊兒有很多文字方面的工作是由衛經理或毛學文完成的，而事務方面的工作也是毛學文在協調處理，還包括一些個人方面的事務。這其中，就有一些工作安排不下去，也是毛學文最大的困惑。比如說，文字資料的整理儲存，決議決策的監督執行，重要公司印鑒的使用保管，與管理人員之間的實務協調等。您有這樣考慮過嗎？”
王強的眉頭微微一皺，說：“你說的有一定道理，這些確實沒有專門人員處理。那這麼說來，我還要增加一兩個秘書啦？”
向波笑著說：“我們三個圍繞這個情況進行了商討，做了一個全面的考量，決定不必專設秘書。主要是從目前情況來看，沒有人員可以適合這個崗位，包括我們。”
王強不解地說：“那怎麼才能解決你剛才提出的那一系列問題呢？”
向波說：“我們計劃增設一個總經辦的文員。其主要職責有三：擔任您的文字秘書，同時兼任行政和人事的文秘工作；傳達您的指示，跟蹤落實，包括管理會議的決議執行情況；在王自力出外勤時，兼管後勤工作。這樣的話，很大程度地降低了對這個崗位的要求，從而很容易找到合適的人選來從事這份工作了。”
王強還是有些疑惑，問道：“你們是怎麼商量分工的呢？”
向波說：“人事部分的工作由莊曉芸全盤負責，畢竟公司幾十個的人事事務非常繁雜，她的工作基本是飽和的，同時附帶公司資料及文件的存管工作。行政方面的工作由我接管，還包括外聯、宣傳、安保和後勤工作。王自力則還是主管採購，此外協助分管後勤工作。如此一來，基本可以適應目前的局面。如果事務進一步擴充套件，再另行商議對應的方案。”
王強又問莊曉芸和王自力，都是什麼意見。
莊曉芸說：“向波說的很有道理，也是我們共同商議得出的方案，希望能得到您的支援。”
王自力說：“我沒問題，我還是主管採購工作就是。”
王強想了想，說：“這個方案可以採納。不過我希望你們盡快條理好總經辦的工作實務，不要對生産和營銷産生不利影響。還有就是希望你們按期出臺制度，規範好管理工作。兩個月之內，我是要進行逐項審查的。”
王強把兩個月說得很重，同時看了看向波。
向波自然領會其中的含義，沒有吭聲。
總經辦的分工暫時就這樣確定下來，只等行政人事文員到崗了。
